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Gestion de marketing, suivi de clientèle, gestion des cours

Développée par un team composé d'un spécialiste en gestion de base de données et de professionnels dans la gestion de formations, l'application est orientée sur l'utilisateur. Les Centres de formation qui l'utilisent peuvent ainsi gagner tant en productivité qu'en qualité de service pour l'ensemble de ses interlocuteurs.

Elle permet la gestion globale d'un centre de formation ou d'une école. Elle permet la centralisation et l'organisation des informations, structurées en trois grandes catégories :
-    Les interlocuteurs de l'institution (prospects, étudiants, chargés de cours, fournisseurs, etc.)
-    Les classes actives ou prévues
-    Les formations gérées par le centre de formation

Toutes les informations sont structurées de manière à ne pas devoir les modifier à plusieurs endroits en cas de changement.

Gestion des contacts

Tous les interlocuteurs du centre de formation sont stockés dans une base commune. Chacun possède une fiche avec les informations la concernant, à savoir :
-    Les données personnelles et rôles dans le centre de formation
-    L'historique des différents contacts et planification de tâches à effectuer, en lien avec chaque interlocuteurs
-    Les informations sur les cours suivis ou sur les cours donnés
-    Les liens existant avec d'autres personnes ou entreprises existantes dans la base
-    D'autres éléments liés à son activité (si possède une clef du Centre de formation, etc.)

Il existe de plus un module relatif à la création de modèles de lettre, pouvant être envoyés à une ou plusieurs personnes sélectionnées. Une copie de ces courriers est ensuite directement enregistrée dans le suivi des contacts.

De plus, plusieurs fonctionnalités existent pour l'affichage et l'impression de ces informations selon les besoins exprimés pour la gestion administrative des cours (envoi automatique de courriers électroniques, fiche résumant le parcours de l'étudiants, etc.).

Gestion des classes

Ce module regroupe les informations relatives à la gestion d'une classe, formée d'étudiants et de chargés de cours, réunis pour une formation spécifique.

Nous y trouvons les informations relatives à :
-    La liste des participants
-    La liste des matières enseignées dans cette formation, avec le nom du chargés de cours, le nombre de cours et de périodes, les dates de cours, le tarif horaire, les frais de déplacement convenus et les dates des examens.
-    Les dates de début et de fin de formation
-    La bibliographie utilisée (avec les références complètes)
-    L'historique des différents évènements et la planification de tâches à effectuer, en lien avec cette classe
-    La salle de cours (y compris ses caractéristiques, son équipement, son adresse, etc.)

Il est également possible d'envoyer des courriers électroniques au groupe de chargés de cours ou d'étudiants, ainsi que de produire des documents relatif à la classe concernée (attestations de suivi de cours, liste de présences, listes de participants avec informations diverses, etc.).

De plus, plusieurs fonctionnalités existent pour l'affichage et l'impression de ces informations selon les besoins exprimés pour la gestion administrative des cours (liste des étudiants avec employeurs et/ou dates de naissance, etc.)


Gestion des formations
Ce module permet le regroupement des informations relatives aux caractéristiques, au contenu et à l'organisation d'une formation. Ceci indépendamment de son déroulement à des dates précises ou d'une classe particulière. Ces informations permettent par exemple l'élaboration de la documentation.

Les informations suivantes sont enregistrées à ce niveau :
-    Le contenu de la formation
-    Les buts et perspectives professionnelles
-    Le public-cible
-    Le tarif des examens
-    L'organisme organisateur des examens
-    Les conditions d'admission
-    La durée de la formation
-    Les jours de cours en général
-    L'historique des différents évènements et la planification de tâches à effectuer, en lien avec cette formation

Un système global de gestion des tâches permet des rappels quotidiens aux utilisateurs quant aux tâches à effectuer, qu'elles soient liées à des interlocuteurs ou des classes.

Enfin, la souplesse du système de gestion utilisé ainsi que l'organisation des formations selon une codification à 4 niveaux permet le développement de fonctionnalités personnalisées et adaptées aux besoins des utilisateurs.